Transcrierea in registrele de stare civila romane a certificatelor de stare civila eliberate de autoritati straine

În conformitate cu prevederile art.41 alin.(3) din Legea nr.119/1996, „Actele de stare civilă ale cetăţenilor români, întocmite de autorităţile străine, au putere doveditoare în ţară numai dacă sunt înscrise sau transcrise în registrele de stare civilă române. Transcrierea certificatelor/extraselor de stare civilă se efectuează cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale de la locul de domiciliu al solicitantului, cu avizul prealabil al serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor.

În cazul în care actele sau faptele de stare civilă ale cetăţenilor români aflaţi în străinătate au fost înregistrate în registrele locale ale autorităţilor unei ţări străine, aceştia au obligaţia ca, în termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului sau extrasului de stare civilă, să ceară transcrierea acestor acte la autoritatea administraţiei publice locale în a cărei rază administrativ-teritorială au domiciliul.

Neprezentarea certificatelor de stare civilă sau a extraselor eliberate de autorităţile străine ofiţerului de stare civilă de la locul de domiciliu, pentru transcrierea în registrele de stare civilă române, în termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului sau extrasului de stare civilă, constituie contravenţie, conform prevederilor art.63 lit.e) din lege, şi se sancţionează cu amendă.

Dosarul de transcriere trebuie să cuprindă următoarele documente:

• certificatul/extrasul de stare civilă eliberat de autorităţi străine, în original, fotocopie şi traducerea legalizată a acestuia;
• fotocopii ale certificatelor de naştere şi de căsătorie, fotocopii ale actului de identitate sau ale paşaportului, după caz;
• declaraţii notariale, din partea soţilor, dacă sunt cetăţeni români, sau numai a soţului cetăţean roman, cu privire la numele purtat după căsătorie, în situaţia în care, în certificatul procurat din străinătate nu se face referire la numele soţilor după căsătorie;
• dacă părinţii au domicilii diferite ( transcriere certificat naştere), părintele care solicită transcrierea certificatului va da o declaraţie în faţa ofiţerului de stare civilă, cu privire la domiciliul minorului; în cazul în care transcrierea este solicitată de împuternicit, trebuie menţionat domiciliul minorului în cuprinsul împuternicirii, în caz contrar este necesară declaraţie notarială de la părinţi cu privire la domiciliul minorului;
• declaraţie pe proprie răspundere dată în faţa ofiţerului delegat de stare civilă, de părintele care solicită transcrierea certificatului de naştere al minorului, din care să rezulte că nu a mai solicitat transcrierea/înscrierea certificatului de stare civilă, de asemenea că actul respectiv nu a fost reconstituit. În cazul în care dosarul de transcriere este depus prin împuternicit, declaraţia respectivă poate fi dată în cuprinsul împuternicirii, în caz contrar se va da declaraţie notarială de către părinţi.

Pentru cetăţenii români cu domiciliul în străinătate, cererea se depune la primăria ultimului loc de domiciliu avut în ţară, iar dacă nu au avut vreodată domiciliul în România, la Direcţia de Stare Civilă din cadrul Primăriei sectorului 1 al Mun. Bucureşti, unde se va efectua transcrierea certificatului.

Pentru stabilirea ultimului domiciliu avut în ţară, cetăţenii români sau mandatarii acestora, care solicită transcrierea certificatelor sau extraselor de stare civilă procurate din străinătate, se vor prezenta, mai întâi, la serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al ultimului loc de domiciliu, unde vor solicita o adeverinţă necesară în vederea stabilirii cu exactitate a primăriei competente.

Cererea de transcriere se poate face în nume propriu, prin împuternicit cu procură specială sau împuternicire avocaţială, atât pentru cetăţenii români aflaţi/domiciliaţi în străinătate, cât şi pentru cei cu domiciliul în România.

Certificatele/extrasele de stare civilă emise de autorităţi străine, prezentate pentru înregistrarea în registrele de stare civilă româneşti, precum şi traducerile acestora, dacă sunt făcute la un notar public din străinătate, trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

• să fie apostilate – dacă sunt eliberate de state semnatare ale Convenţiei de la Haga ( ex.Italia, Spania, Grecia, Germania, Marea Britanie, S.U.A, etc)
• sunt scutite de apostilare sau supralegalizare documentele emise de state cu care România a încheiat tratate de asistenţă juridică ( ex.Rep. Moldova, Albania, Austria, Belgia, Bulgaria, Franţa, Polonia, Rusia, Ungaria, Ucraina, etc)
• sunt scutite de traducere, legalizare sau fără o formalitate echivalentă pe teritoriul fiecărui stat în parte extrasele multilingve ale actelor de stare civilă eliberate de autorităţile statelor părţi la Convenţia nr.16-Viena, 1976;
• documentele care nu se regăsesc în situaţiile de mai sus se supralegalizează.

În cazul respingerii cererii, documentele depuse se restituie solicitantului.