Cererile de înscriere a modificărilor intervenite în statutul civil al persoanei sau cu privire la nume ori ca urmare a rectificării actelor de stare civilă, produse în străinătate, precum și cu privire la regimul matrimonial ales în fața autorităților/instituțiilor străine competente se depun personal sau prin împuternicit cu procură specială la spclep/primăria unității administrativ-teritoariale care are în păstrare actul pe marginea căruia urmează să se opereze mențiunea; modificările se înscriu de ofițerul de stare civilă prin mențiune pe actele de stare civilă, cu aprobarea șefului spcjep/directorul DGEPMB. Cererile nu se pot depune prin împuternicit cu împuternicire avocațială.
În ceea ce privește documentele administrative, judecătorești sau religioase, pentru a fi recunoscute pe teritoriul României trebuie să îndeplinească următoarele condiții de legalizare:
-documentele eliberate de instituții ale statelor semnatare ale Convenției de la Haga din 5 octombrie 1961 se apostilează;
-documentele eliberate de instituții ale statelor cu care România a încheiat tratate/convenții/acorduri de asistență judiciară sau într-unul din statele membre sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate;
-documentele eliberate de statele membre ale UE în aplicarea Regulamentului 2016/1191 sau 2019 /1111 (începând cu data de 01.08.2022) sunt scutite de apostilare sau orice altă formalitate;
-documentele care nu se regăsesc într-una din situațiile anterior menționate se supralegalizează în conformitate cu dispozițiile art.1093 din Legea nr.134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată cu modificările și completările ulterioare;
-documentele de stare civilă ale persoanelor care au statut de beneficiar al unei forme de protecție internațională în România sunt exceptate de la supralegalizare/apostilare.
În ceea ce privește condițiile de recunoaștere pe teritoriul României a hotărârilor judecătorești, pentru înscrierea acestora pe marginea actelor de stare civilă, sunt necesare următoarele aprobări:
-aprobarea S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. pentru documentele emise într-un stat UE, cu excepția situațiilor stabilite de Regulamentul 2016/1191 sau 2019/1111 (începând cu data de 01.08.2022);
-aprobarea S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. pentru documentele emise într-un stat cu care România a încheiat tratate/convenții/acorduri de asistență juridică;
-acțiunea de exequatur -recunoașterea pe teritoriul României a unei hotărâti străine în situația în care aceasta este emisă într-un stat terț;
-aprobarea S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. pentru situațiile în care documentul, deși este emis într-un stat terț, solicitantul era cetățean al statului respectiv la momentul pronunțării.
În cazul divorțului sunt supuse procedurii de exequatur atât divorțul judiciar dar și cel administrativ, notarial sau religios dacă acesta a fost pronunțat într-un stat terț.
În situațiile în care hotărârile străine sunt recunoscute, potrivit legii, de plin drept în România, acestea se înscriu pe marginea actelor de stare civilă cu aprobarea S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.
Cererea se depune la s.p.c.l.e.p./primăria care are în păstrare actul de stare civilă pe marginea căruia urmează să se înscrie mențiunea și va fi însoțită de hotărârea străină și traducerea acesteia în limba română autentificată și după caz, legalizată, în original și orice alte documente necesare soluționării cererii. Aceste documente pot fi (în funcție de fiecare caz în parte):
-certificatul de căsătorie român sau străin, după caz
-actul de identitate
-declarația autentică a soțului cetățean român cu privire la numele de familie purtat după căsătorie/divorț dacă în certificatul/extrasul de căsătorie/sentința/certificatul de divorț nu se face referire la acest aspect; declarația referitoare la numele de familie după divorț este necesară numai în situația în care soții/sau unul dintre aceștia și-au/și-a schimbat numele de familie prin căsătorie.
-numele de familie al celuilalt soț cetățean român se poartă numai cu consimțământul acestuia; în cazul în care soțul/soția declară că revine la numele cu care a intrat în căsătorie, nu mai este necesar acordul fostului soț
-dacă soțul/soția/fostul soț/fosta soție se află în imposibilitatea de a prezenta declarația cu privire la numele de familie pe care au convenit să îl poarte după căsătorie/divorț, aspect care trebuie menționat în cererea solicitantului, numele de familie se va completa la o dată ulterioară, pe baza declarației notariale
-declarația cu privire la numele purtat în căsătorie/după divorț este un document distinct potrivit art.74 alin.1 lit.b și art.103 alin.5 din Metodologia aprobată prin H.G.nr.64/2011, cu modificările și completările ulterioare. NU se acceptă menționarea numelui de familie în cuprinsul procurii.
-certificatul prevăzut la art.39(anexaI) din Regulamentul nr.2201/2003 al Consiliului European sau certificatul prevăzut în Anexa II eliberat în baza art.36 din Regulamentul nr.2019/1111(se aplică începând cu data de 01.08.2022), în situația divorțurilor pronunțate în state membre UE, cu excepția Danemarcei.
În ceea ce privește înscrierea pe marginea actului de naștere a mențiunii de căsătorie și de încetare a căsătoriei prin decesul soțului, respectiv de înscriere pe marginea actului de căsătorie a mențiunii de încetare a căsătoriei prin decesul unuia dintre soți, cererea se depune la s.p.c.l.e.p./primăria care are în păstrare actul pe marginea căruia urmează să se înscrie mențiunea și în funcție de obiectul cererii poate fi însoțită de:
-certificatul sau extrasul de căsătorie eliberat de autoritățile străine și traducerea în limba română autentificată și după caz legalizată, ambele în original sau extrasul multilingv al actului de căsătorie și certificatul sau extrasul de deces și traducerea în limba română autentificată și după caz legalizată, ambele în original sau extrasul multilingv al actului de deces. (în cazul solicitării înscrierii pe marginea actului de naștere a mențiunii de căsătorie și de încetare a căsătoriei prin deces sau numai a mențiunii de deces)
-certificatul sau extrasul de deces și traducerea în limba română autentificată și după caz legalizată, ambele în original sau extrasul multilingv al actului de deces (în cazul solicitării înscrierii pe marginea actului de căsătorie a mențiunii de încetare a căsătoriei prin deces)
-declarația cu privire la numele de familie purtat în timpul căsătoriei, dacă în certificatul/extrasul de căsătorie nu se face referire la acest aspect; decesul celuilalt soț înlătură orice condiții referitoare la consimțământul privind purtarea numelui acestuia de familie
-orice alte documente considerate necesare pentru soluționarea cererii.
În ceea ce privește înscrierea adopției, aceasta se face la cererea persoanei îndreptățite, depusă personal sau prin împuternicit cu procură specială, în baza hotărârii judecătorești definitive, prin care s-a încuviințat adopția sau încetarea adopției emisă de autoritățile străine în original, apostilată sau supralegalizată după caz și traducerea în limba română autentificată și, după caz legalizată, a actelor de identitate sau a pașapoartelor părinților adoptatori/firești, a certificatului de căsătorie al adoptatorilor, după caz, precum și a altor documente necesare întocmirii actului de naștere/înscrierii mențiunii de adopție.
Adopțiile încuviințate în străinătate privind cetățenii români se înscriu prin întocmirea unui nou act de naștere la Direcția de Stare Civilă a Sectorului 1 a municipiului București, în baza documentelor eliberate de autoritățile străine, după recunoașterea hotărârii de adopție de către tribunalul competent a soluționa cererea de recunoaștere, respectiv tribunalul de pe raza județului unde își are sau a avut domiciliul persoana interesată.
Adopțiile cu efecte restrânse încuviințate în străinătate privind cetățenii români se înscriu numai prin mențiune pe marginea actelor de stare civilă ale adoptatului.
Încetarea adopției prin desfacere, anulare sau constatarea nulității, dispusă prin hotărâre judecătorească rămasă definitivă, se înscrie prin mențiune la cererea persoanei îndreptațite, depusă personal sau prin împuternicit cu procură specială la spclep/primăria care a înregistrat actul de naștere în urma adopției.
